Menu główne

Ważne zmiany dla pracowników i pracodawców. Senat przyjął ustawę o e-aktach

Papierowe teczki z dokumentami - fot. pixabay.com (domena publiczna)
Date of publication: 
25.01.2018
Ważne zmiany dla pracowników i pracodawców. Senat przyjął ustawę o e-aktach

Senatorowie przyjęli w piątek (19.01.2018 r.) bez poprawek ustawę dotyczącą elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych. Ustawa trafi teraz do Prezydenta. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 r. 

- "Ustawa ma dwa założenia. Po pierwsze, pracodawcy będą przechowywać akta pracownicze krócej: 10, zamiast obecnych 50 lat. Po drugie, będą mogli prowadzić taką dokumentację w postaci elektronicznej, co jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji" - wyjaśnia wiceminister przedsiębiorczości i technologii Mariusz Haładyj. 

Wiceszef MPiT podkreśla, że trudno znaleźć uzasadnienie dla aktualnie obowiązującego, 50-letniego okresu przechowywania akt pracowniczych. 

- "Ten okres jest jednym z najdłuższych na świecie, a wcale nie gwarantuje, że pracownik otrzyma od byłego pracodawcy dokumenty potrzebne do wyliczenia emerytur " - mówi. Roczne koszty administracyjne z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przedsiębiorców wynoszą ok. 130 mln zł. Skrócenie okresu przechowywania oraz elektronizacja znacząco obniżą te wydatki. 

KRÓCEJ I BEZPIECZNIEJ DLA PRACOWNIKA
Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, bo ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na dwa przypadki. 

  • Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. 
    Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. 
  • Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. 
    Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość - niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.
  • Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat. 
  • Pracownicy będą szczegółowo informowani przez pracodawców lub ZUS o okresie przechowywania swojej dokumentacji. 

E-DOKUMENTACJA NA RÓWNI Z PAPIEROWĄ
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowej). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego.

Pracodawcy już dziś tworzą dokumenty w postaci elektronicznej, ale mogli je traktować tylko jako wersję pomocniczą. Teraz będą mogli w pełny sposób czerpać korzyści z cyfryzacji dokumentacji. Przyspieszy to proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania, poprawi jakość i zredukuje koszty. Szacunki MPiT wskazują, że dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą być zmniejszone nawet o około 200 tys. zł rocznie. 

PENSJA DOMYŚLNIE NA KONTO
W ustawie znalazła się jeszcze zmiana, która dostosowuje prawo do oczekiwań pracowników i pracodawców. Pensja będzie wypłacana domyślnie na konto pracownika. Żeby dostać ją w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie. Dzisiaj jest odwrotnie. Domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce. 

Projekt ustawy powstał w ścisłej współpracy z biznesem, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jest częścią pakietu #100zmianDlaFirm. (Źródło: MR) 

Źródło: www.kurier.pap.pl

Copyright © 2016. All Rights Reserved by Miasto Zgierz

Created by Logo firmy VobacomVobacom

Ważne komunikaty

22808
Usuń

Nieczynny PSZOK

30 marca 2024 roku (Wielka Sobota) Punkt Selektywnego Zbierania Odpadów Komunalnych (PSZOK) przy ul. Barlickiego 3a w Zgierzu będzie nieczynny. 
22791
Usuń

Planowane wyłączenia prądu

Komunikaty PGE Dystrybucja S.A. Oddział Łódź o planowanych wyłączeniach energii elektrycznej w Zgierzu:  W dniu 2 kwietnia 2024 roku w godz. 08:00-...
28021
Usuń

Rekrutacja na rok szkolny 2024/2025

Rekrutacja do przedszkoli i oddziałów przedszkolnych na rok szkolny 2024/2025 Rekrutacja do klas pierwszych w szkołach podstawowych na rok szkolny...
27399
Usuń

Tymczasowe lokalizacje

Wydział Edukacji i Młodzieży Urzędu Miasta Zgierza - ul. A. Musierowicza 2 w budynku Samorządowego Liceum Ogólnokształcącego im. R. Traugutta ...
13467
Usuń

Ceny wody i ścieków w Zgierzu

Aktualne stawki opłat za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków przez "Wodociągi i Kanalizacja-Zgierz" Sp. z o. o. wynoszą: ...
24682
Usuń

Stopnie alarmowe

Premier Donald Tusk podpisał zarządzenia, które do 31 maja 2024 r. przedłużają obowiązywanie trzech stopni alarmowych: 
10697
Usuń

Odpady komunalne: harmonogramy odbioru, deklaracje i stawki

Harmonogramy odbioru odpadów: 
17413
Usuń

Godziny obsługi interesantów UMZ i USC

Urząd Miasta Zgierza (UMZ - pl. Jana Pawła II 16, ul. ks. J. Popiełuszki 3a, ul. ks. Sz. Rembowskiego 1) i Urząd Stanu Cywilnego (USC - ul. 1. Maja...
14116
Usuń

Zagubione zwierzęta, zwierzęta do adopcji

Bezdomne zwierzęta, w szczególności psy i koty wyłapywane na terenie Gminy Miasto Zgierz przewożone są do Schroniska JASIONKA (miejscowość Jasionka...
4942
Usuń

Dyżury aptek

Apteka całodobowa "U DOMINIKA" (ul. Lechonia 2 - tel. 42 716 52 30) dyżur pełni w dni powszednie, soboty, niedziele i święta. Godziny pracy...
Facebook
YouTube
Google+
RSS